为了更好地管理和保护本单位的档案资料，确保档案的安全性、完整性和可用性，特制定以下档案室管理制度。所有涉及档案管理工作的人员必须严格遵守此制度。

一、档案室的基本要求

1. 档案室应保持整洁、干燥、通风良好，并配备必要的消防设施和防盗设备。定期检查档案室内的温湿度情况，避免因环境因素导致档案受损。

2. 档案室内严禁吸烟，不得存放易燃易爆物品或其他与档案无关的杂物。

3. 非档案管理人员未经批准不得擅自进入档案室。确需进入者，须经相关负责人同意并在管理人员陪同下进行。

二、档案的接收与整理

1. 所有归档文件必须经过严格的审核程序，确保其真实性和完整性后方可入库保存。

2. 文件分类应当科学合理，便于检索查询。对于不同类型的文件采用统一的标准进行编号、装订，并按时间顺序排列整齐。

三、档案的借阅与使用

1. 借阅档案时需填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅日期及预计归还日期等内容。

2. 借出的档案原则上应在当天归还，特殊情况需要延长使用期限的，应提前申请续借手续。

3. 档案使用者不得私自复印或拍照记录档案内容；如确实需要复制，则须得到主管领导书面批准，并由专人负责操作。

四、档案的安全管理

1. 定期对档案库房进行全面检查，发现问题及时处理。同时做好防虫蛀、防霉变等工作。

2. 对于重要档案材料实行双备份制度，一份存放在本地档案室，另一份异地保存，以防止意外事故造成损失。

五、档案销毁的规定

1. 已超过保管年限且不再具有保存价值的档案，在经过鉴定小组评估确认无保留必要之后方可予以销毁。

2. 销毁前需制作详细的清单并报请上级主管部门审批同意；销毁过程要全程录像监控，并由两人以上共同监督执行。

六、责任追究机制

凡违反上述规定者，将视情节轻重给予批评教育直至行政处罚等相应处分；若因失职渎职行为致使档案丢失或者损坏，则依法承担相应的法律责任。

通过以上措施，我们希望能够建立起一套规范有效的档案管理体系，为本单位各项工作提供可靠的信息支持和服务保障。