为了规范公司内部会议室的使用流程，提高会议效率，确保各类会议能够顺利进行，特制定本《会议室会务管理制度》。本制度适用于公司所有部门及员工在会议室的使用和管理。

第一章 总则

1. 目的

本制度旨在明确会议室的使用原则、申请流程、日常维护以及相关责任划分，以实现资源的合理配置和高效利用。

2. 适用范围

公司所有会议室（包括大会议室、小型会议室及多功能厅）均需按照本制度执行。

3. 基本原则

- 先申请后使用：所有会议必须提前申请并获得批准后方可使用会议室。

- 节约优先：优先安排重要或紧急会议，避免资源浪费。

- 谁使用谁负责：使用者对会议室的使用秩序和设备完好负全责。

第二章 会议室使用申请与审批

4. 预约方式

所有会议需通过公司OA系统或指定的会议管理系统进行预约，并填写《会议室使用申请表》，包括会议时间、地点、参会人数等信息。

5. 审批流程

- 部门内部会议由部门负责人审批。

- 跨部门会议需提交至行政部审批。

- 涉及高层领导的重要会议须经总经理办公室最终确认。

6. 取消与变更

如因特殊情况需要取消或调整已预约的会议，应至少提前一天通知行政部及相关人员。

第三章 会议室使用规范

7. 会议准备

使用者需提前检查会议室内的设备（如投影仪、音响、空调等），如有问题应及时联系行政部处理。

8. 行为准则

- 保持室内整洁，不得随意丢弃垃圾。

- 禁止携带食品进入会议室。

- 不得擅自移动会议室内的家具或设备。

9. 安全事项

- 确保会议结束后关闭电源、锁好门窗。

- 如发现安全隐患，立即上报行政部。

第四章 日常维护与管理

10. 定期检查

行政部将每月组织一次会议室设备的全面检查，确保其正常运行。

11. 清洁工作

会议室的日常清洁由保洁人员负责，但每次会议结束后，使用者需自行清理桌面和座椅上的杂物。

12. 设备维护

若发现设备故障，应立即报告给IT部门进行维修，不得私自拆卸或修理。

第五章 违规处理

13. 违规行为

对于未按制度规定使用会议室的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或其他处罚措施。

14. 监督机制

行政部将不定期巡查会议室的使用情况，发现问题及时整改。

第六章 附则

15. 解释权

本制度由行政部负责解释，并可根据实际情况适时修订。

16. 生效日期

本制度自发布之日起正式实施。

通过严格执行本制度，我们期望每一位员工都能自觉遵守相关规定，共同营造一个高效、有序的工作环境。希望各部门积极配合，为公司的长远发展贡献力量。

以上即为《会议室会务管理制度》的全部内容，请大家认真阅读并遵照执行。