为了更好地规范公司内部电子文件资料的管理，提高工作效率，确保信息的安全性和完整性，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中涉及的电子文件资料管理。

一、电子文件资料的分类与归档

1. 电子文件资料应根据其性质和用途进行分类，主要包括但不限于以下几类：

- 公司内部规章制度文件；

- 各部门的工作计划、总结报告；

- 项目相关的技术文档、设计方案；

- 客户信息及合同文件；

- 财务报表及相关凭证；

- 员工培训材料和个人档案等。

2. 所有电子文件资料都必须及时归档至指定存储位置，并按照规定格式命名，便于日后查阅。

二、权限管理

1. 根据不同岗位职责设置相应的访问权限，未经授权不得擅自查看或修改他人文件。

2. 对于敏感信息（如客户隐私、商业机密），需采取加密措施，并严格控制知悉范围。

三、安全防护

1. 定期更新杀毒软件，防止病毒入侵导致数据丢失或泄露。

2. 使用强密码，并定期更换；禁止将账号借给他人使用。

3. 备份重要数据，以防意外情况发生时能够迅速恢复。

四、操作流程

1. 文件上传：上传前请确认文件无误且符合格式要求；上传后检查是否成功入库。

2. 文件下载：下载前核实需求是否明确；下载完成后妥善保管，避免随意传播。

五、监督检查

由专门人员负责定期巡查各系统中的电子文件资料状况，发现问题立即整改。同时接受上级领导不定期抽查考核。

六、违规处理

对于违反上述规定的个人或部门，视情节轻重给予批评教育直至经济处罚等相应处分。

以上就是我们公司的电子文件资料管理制度，请大家务必遵守执行，共同维护良好的办公环境！